我在台G當工頭的日子:4. 新案子的成立流程。

免責申明:故事裡的人、事、物純屬虛構,如有雷同,實屬巧合。

前言

剛進新職場的老P度過茫然、無所適從的一周,而老P被口頭告知即將轉入新單位,進行台G新案子

隨著時間一天天過去,南部的大頭們終於想到要準備台G的案子了。

新案子的成立方式

新案子的成立方式通常會以下面的排列順序進行規劃:

  1. 台G提出初步詢價需求與RFQ (request for quotation)資料
  2. 業務開發與設計部門依RFQ規畫設備清單與系統(卡通圖)
  3. 財會部門依上述資料計算出報價金額,讓業務報給台G審核。
  4. 台G審核通過後,業務會通知工程專案部門:有新案子了,你們找個團隊出來執行。

通過上述流程,新案子就初步成立了。剩下的就是與台G開啟Kick Off Meeting和讓專案預算正式通過總公司審核。

工程專案團隊一開始要幹嘛?

工程專案部門主要是執行規劃,所以當我們看到台G厚厚的RFQ、業務製作的簡略卡通圖、以及異想天開的完工期。

我們通常都會說:你他媽的玩我啊!這東西能做?

抱怨完後開始規劃可能會遇到的問題(例如:缺工缺料拖慢設備交期),以及可行的解套方法,然後規劃工程計畫表,嘗試符合異想天開的完工期。

規劃工程計劃的時候,因為老P只是個菜鳥,沒有說話的餘地。

但其實仔細聽其他大佬們說話就可以知道他有沒有做過台G的經驗了。

沒做過台G的長官,會以為自己是最大的,所以習慣設定工程里程碑時會以自家設備的交期為主。

但做過台G的長官,卻是以台G何時Release場地為里程碑規劃,因為他們知道就算自家的設備做好了,台G不讓你進場安裝也沒辦法。我們必須了解自己在台G整體專案的優先性。

而且他們知道台G的規矩一大堆、需準備的文件也一大堆,必須要多預留很多時間處理這方面。

當然,最後專案工程規劃不是有經驗的說得算,而是官大的說得算!

自我感覺良好的長官,劃起芭樂大餅是非常厲害的,反正他喊的很爽、執行的是底下的老P。

工程規劃完後要幹嘛?

答案是,和各部門大頭吵架,然後訂出和台G開會的版本。

一個專案不單是工程部就能獨立完成的,需要其他各部門(設計、環安、預算控管)的人力以及約聘人員,簡單說就是要資源拉。

但其他部門長官通常都不想增加工作負擔,於是在開會時,通常會出現互相踢球的情形:

專案大頭:客戶開出來的期限是不合理的,廠商回復設備交期會來不及,除非採購願意在價格上退讓。(拿客戶的帽子去壓採購)

採購大頭:設備的前購價就那樣了,要加錢的話就得請業務和財會重新計算專案利潤了,如果他們同意的話,我們是可以配合拉。(拿公司利潤的帽子去壓業務)

業務:我們會再與財會評估(業務接下這帽子)

專案大頭:根據上次工程經驗,人員連續加班趕工的情況很常見,除了自家工程師要加班外,希望環安部門的人員也能配合工程加班,不然就是多派人力,達到客戶的完工日。(拿客戶的帽子去壓環安)

環安大頭:依照勞基法,人員每日上班的時數就只能這麼多,我們不可能知法犯法,而且人員長時間工作會降低專注力、提高工安風險。如果工程需要人員長時間工作,請專案部門提高規劃能力,減少錯誤施作,或是多聘請約聘公安人員。(拿安全與勞基法反壓回去,簡單一句:要人是不可能)

專案大頭:OK,既然如此我們會增加約聘的公安人員,以降低人員過勞的問題。(反正我只是找機會要人而已)

...會議結束後,各部門的權責劃分也結束了,通常都是業務部們會接最多球,因為他們會希望各部門長官都同意,接下來才能和台G開專案開始會議(Kick Off Meeting)

與台G開專案開始會議Kick Off Meeting

由業務當主持人,邀請自家各部門大頭與台G新X處長官,開始Kick Off Meeting。

當然,簡報還是那張有趣的卡通圖,因為太複雜的設計圖其他部門長官看不懂。

在這會議中,可以感受到自家部門長的語氣都非常客氣,稱呼台G的人員都是某某哥、向長官您說明...

我們用客氣到不行的語氣,委婉地向台G說明要達成要求的完工期可能會遇上XXX原因,這是個棘手的挑戰,可能會影響交期。

而台G的人是秉持著:有問題是你家的事,我要的完工期還是要做到,所以你得去想其他替代方法...

這時候業務就會提出個台G不太滿意,但似乎又沒有更好的方案出來,希望對方吞下去。

然後台G其他成員就會提出其他疑問,質疑其他替代方法A、B、C你們想過了嗎?如果沒有就先去按照原日子,然後你們向試試看。

簡單來說這個會議就是,誰比誰想得更多、更遠。

如果你能把對方能想到的都做完了,台G才會接受你提出的方案。

不然你就得吞下去,自己接受壓榨去完成不可能的任務。

開完Kick Off Meeting後呢?

接下來就換工程專案團隊接手了,業務功成身退可以甩鍋了。

然後我們得從卡通圖、少少的資訊去規劃成完整的系統與執行方案。

簡單來說就是施工前的前置作業:現場勘查、廠商聯絡、人員調度、規範文件處理、採購申請、設計圖規劃與研讀...事情很多、很雜。

而老P這個菜鳥呢,就多看多聽多學習,處理主管交代下來的任務。

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